GDPR 1
INFORMACE O NAKLÁDÁNÍ S OSOBNÍMI ÚDAJI PRO AKCIONÁŘE A
PROPACHTOVATELE SPOLEČNOSTI ZEOS LOMNICE a.s.
Dobrý den,
rádi bychom Vás akcionáře a zároveň i případné propachtovatele, kteří s námi uzavřeli smlouvu o
pronájmu / propachtování pozemků, informovali o nakládání s Vašimi osobními údaji ve společnosti
ZEOS LOMNICE a.s. dle nařízení evropského nařízení GDPR (General Data Protection Regulation) č.
2016/679 o nových pravidlech o ochraně osobních údajů, které vstoupí v platnost dne 25.5.2018.
Z důvodu přehlednosti uvádíme níže informace o zpracovávání osobních údajů, které jsme
koncipovali formou otázek, a to tak, aby tento dokument byl pro Vás co nejvíce přehledný a
praktický.
1. CO TO JE ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JAKÉ POJMY JSOU SE ZPRACOVÁNÍM SPOJENÉ?
Úvodem bychom Vás rádi seznámili se základními pojmy, které jsou uvedeny v tomto dokumentu a
které Vám pomohou lépe této problematice porozumět. Jedná se o pojmy, které jsou sice
definovány v příslušných právních předpisech, přičemž my se je však snažíme pro Vás „přeložit“ do
přístupnější a srozumitelnější podoby:
– osobní údaj – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě,
například jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, telefonní číslo, emailová adresa
apod.,
– subjekt údajů – osoba, k níž se osobní údaje vztahují,
– zpracování osobních údajů – činnost, kterou správce nebo zpracovatel provádějí s osobními
údaji,
– správce – osoba, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů; zpracováním
může správce pověřit zpracovatele,
– zpracovatel – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt,
který zpracovává osobní údaje pro správce,
– účel – důvod, pro který správce zpracovává osobní údaje.
2. KDO JE SPRÁVCEM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
ZEOS LOMNICE a.s.,
K urnovému háji 1276, 512 51 Lomnice nad Popelkou, IČ: 25297473
Tel.: +420 481 671 985-6, 481 671 978
E-mail: info@zeoslomnice.cz
3. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Zpracováváme pouze takové osobní údaje, abychom Vás mohli vést jako akcionáře a
propachtovatele, plnit zákonné povinnosti a vzájemné dohodnuté podmínky ve vztahu ZEOS
LOMNICE a.s., – akcionář/propachtovatel.
Především se jedná o důvody:
– Uzavírání, evidence a archivování pachtovních smluv.
– Poskytování informací ohledně pachtovních dohod a vyplácení pachtovného a poskytování
informací.
– Vedení Knihy akcionářů včetně případů převodů/prodeje akcií mezi akcionáři.
– Poskytování informací o konání valných hromad, vyplácení dividend a dalších informací.
GDPR 2
Nakládáme především s těmito Vašimi osobními údaji:
– Jméno, příjmení, tituly (základní identifikátor).
– Rodné číslo (jednoznačný identifikátor).
– Datum narození (základní identifikátor).
– Adresa trvalého/přechodného bydliště (základní identifikátor).
– Číslo bankovního účtu (pro zasílání dividend/nájemného/pachtovného).
– E-mail, telefon (pro potřebnou komunikaci).
– Veškeré informace o držených akciích – série, číslo, nominální hodnota, počet (vedení Knihy
akcionářů).
– Katastrální čísla pronajatých pozemků (dle smlouvy).
– Výši vypláceného pachtovného a dividend.
4. PRO JAKÉ ÚČELY ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE?
4.1 Zpracování bez nutnosti Vašeho souhlasu
Zpracování na základě plnění právní povinnosti
Společnost zpracovává osobní údaje rovněž na základě požadavků, které na ni kladou právní
předpisy. Zejména se jedná o následující právní předpisy:
– Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. v platném znění
– Daňový řád č. 280/2009 Sb. v platném znění
– Občanský zákoník č. 89/2012 Sb. v platném znění
– Zákon o obchodních korporacích č. 90/2012 Sb. v platném znění
Zpracování na základě smlouvy a držení akcií
Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely Vaší pachtovní/nájemní smlouvy. Pracujeme s nimi
zejména při uzavření, změně nebo správě Vaší smlouvy a určení výše pachtovného/nájemného. V
takovém případě jsou osobní údaje zpracovávány pouze v rozsahu, který je nezbytný pro uzavření a
plnění dané smlouvy. Jedná se o všechny údaje, které jsou uvedeny ve smlouvě nebo v souvislosti
s ní byly poskytnuty. Dále jsou osobní údaje zpracovávány za účelem plnění závazku akciové
společnosti k akcionářům.
Zpracování na základě oprávněných zájmů
Nezpracováváme osobní údaje na základě oprávněného zájmu.
4.2 Zpracování na základě Vašeho souhlasu
Nezpracováváme osobní data, ke kterým by byl vyžadován souhlas.
5. PO JAKOU DOBU MÁME ULOŽENY VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?
Vaše osobní údaje uchováváme v tištěné a elektronické formě po dobu trvání pachtovní/nájemní
smlouvy a evidence Vašich akcií, abychom Vás byli schopni evidovat jako propachtovatele a
akcionáře. Zápisy, pozvánky na valnou hromadu a listiny přítomných uchovává akciová společnost
po celou dobu její existence dle § 425 zákona č. č. 90/2012 Sb. v platném znění.
Po ukončení smluvního vztahu nebo převedení akcií na jinou osobu uchováme Vaše osobní data na
základě platných předpisu:
– Pro daňové účely – 3 roky
– Pro účetní účely – 5 let
6. ODKUD OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁVÁME?
GDPR 3
Osobní údaje získáváme:
– Přímo od Vás při uzavření a v průběhu trvání smlouvy nebo při držení našich akcií.
– Z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. katastr
nemovitostí, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).
7. POUŽÍVÁME AUTOMATIZOVANÉ ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Ne, nepoužíváme automatické zpracovávání osobních údajů tzv. profilování.
8. KDO MŮŽE MÍT PŘÍSTUP K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM?
K osobním údajům má přístup správce, jeho vedení a administrativní zaměstnanci a poskytovatelé IT
služeb. S uvedenými poskytovateli máme ve věci GDPR uzavřené smlouvy a jsou též vázáni
dodržováním striktních pravidel na ochranu osobních údajů, včetně dodržování mlčenlivosti, tak aby
byl dodržen co nejvyšší standart právní ochrany odpovídající požadavkům platných právních
předpisů v České republice.
Dále pak Vaše osobní údaje poskytujeme úřadům státní správy dle platných zákonů a bankám
(výplata pachtovného a dividend).
9. JAKÁ MÁTE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Při zpracovávání osobních údajů můžete uplatnit následující práva:
Informace o zpracování Vašich osobních údajů
Obsahem informace jsou zejména, totožnost a kontaktní údaje správce pro ochranu osobních údajů,
účely zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemce nebo kategorie příjemců osobních
údajů, informace o předání osobních údajů do třetích zemí, dobu uchování osobních údajů,
oprávněné správce, výčet Vašich práv, možnost obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů,
zdroj zpracovávaných osobních údajů, informace, zda a jak dochází k automatizovanému
rozhodování a profilování.
Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo na potvrzení, zda osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány a pokud ano, máte přístup k
informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo
kategoriích příjemců, dobu uchovávání osobních údajů, informace o Vašich právech, Máte právo na
poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů.
Právo na opravu
Zpracováváme Vaše neaktuální či nepřesné osobní údaje? Změnil jste například adresu bydliště?
Prosíme, informujte nás a my osobní údaje opravíme.
Právo na výmaz (právo být zapomenut)
V některých zákonem stanovených případech jsme povinni Vaše osobní údaje na Váš pokyn
vymazat. Každá takováto žádost však podléhá individuálnímu vyhodnocení, neboť společnost má
povinnost osobní údaje ponechat ze zákonných důvodů.
Právo na omezení zpracování
Pokud si přejete, abychom Vaše osobní údaje zpracovávali výhradně pro nejnutnější zákonné
důvody, či osobní údaje blokovat.
Právo na přenositelnost údajů
Pokud si přejete, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, jiné společnosti, předáme
Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné
významné překážky, Vámi určenému subjektu.
GDPR 4
Právo vznést námitku na automatizované individuální rozhodování
Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že zpracování osobních údajů provádíme v rozporu s
ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, obraťte se
prosím na nás a požádejte nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
Právo podat podnět či stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů
Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na
dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha
7, tel. č.: 234 665 111, webové stránky www.uoou.cz/.
10. KDE MŮŽETE PRÁVA UPLATNIT A JE JEJICH UPLATNĚNÍ ZPOPLATNĚNO?
Jednotlivá práva můžete uplatnit u správce ZEOS LOMNICE a.s., a to zavoláním na tel.č.
+420 481 671 985-6, 481 671 978 nebo e-mailem na adresu info@zeoslomnice.cz nebo písemně na
sídlo společnosti, K urnovému háji 1276, 512 51 Lomnice nad Popelkou.
Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla
žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si
účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím
požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti o poskytnutí kopií
zpracovávaných osobních údajů si z tohoto důvodu vyhrazujeme právo účtovat přiměřený poplatek
za administrativní náklady.
11. ZA JAK DLOUHO MŮŽU OČEKÁVAT ODPOVĚĎ OD SPRÁVCE?
Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však
do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí
prodloužit o dva měsíce. O prodloužení, včetně uvedení důvodů, bychom Vás informovali.
V Lomnici nad Popelkou dne 4. 5. 2018
…………………………………………………………………………..
Ing. Jiří Lacina, předseda představenstva
